Self Evaluation SAT dikala Siakad

Semoga tulisan ini menjadi self evaluation untuk SAT saat ini. Terhadap masalah klasik yang setiap tahun selalu saja menghantui dan sampai sekarang belum dijumpai solusi, bahkan bukannya berkurang, tiap tahun malah semakin menjadi. Registrasi Online di SAT UNS a.k.a SIAKAD ONLINE.

Saya tidak akan mempermasalahkan bagian pendidikan yang kurang memberikan sosialisasi kepada berbagai pihak, saya tidak akan mempermasalahkan bagian sistem informasi yang kurang memberikan sumber daya hingga akhirnya system tidak kuat menampung beban. Saya tidak mempermasalahkan aturan baru UNS yang membuat kami kesulitan untuk bergerak. Saya juga tidak mempermasalahkan mahasiswa yang pengin segera dilayani dan segera selesai. Mengapa juga harus mencari-cari kesalahan orang lain, saya rasa bukan perilaku bijak seperti itu…

Kalau menyadari hal ini (masalah Registrasi UNS) pasti terjadi, tentu seharusnya kita (SAT UNS) persiapkan lebih awal serta sikap waspada terhadap segala kemungkinan terburuk yang akan terjadi nantinya. Okey, nggak ada salahnya saya analisis SWOT terlebih dulu.

S=Strengthen=Kekuatan= Crew SAT dan PPTI yang siap menghandel sebagai operator registrasi, ditambah siswa-siswa PKL/Prakerin, SAT berada satu kompleks dengan Pusat Komputer UNS.

W=Weakness=Kelemahan=komputer ready hanya 20, mesin cetak 2 printer, kondisi ruangan panas, tidak ada sosialisasi untuk operator SAT, sistem siakad belum 100% sempurna (maaf, jauh dari sempurna), user merasa kesulitan dengan adanya sistem Siakad online ini.

O=Opportunity=Peluang=Dekat dengan PUSKOM UNS yang merupakan pusat pengolahan data siakad, dekat dengan labkom PPTI UNS yang siap menampung membludaknya mahasiswa registrasi.

T=Treatment=Ancaman=koneksi tidak stabil, system tidak berjalan mulus, mahasiswa pengin cepat dilayani dan selesai, 75% mahasiswa masih menggantungkan pada registrasi di SAT UNS.

Sebenarnya dengan menganalisis SWOT di atas kita (SAT UNS) seharusnya bisa membuat suatu system early warning untuk meminimalisir bahkan menghindari kejadian terburuk yang terjadi. ketika registrasi mahasiswa.Sekedar list evaluasi agar tidak terulang ke depannya :

1. Catat dan laporkan keadaan komputer dan perangkat pendukung lain, minimal satu bulan sebelum registrasi di mulai dan tidak lupa selalu rutin melakukan maintenance.
2. Mengelist kebutuhan yang sekiranya dibutuhkan selama ± sebulan melayani registrasi mahasiswa, misal kertas, toner printer, cadangan sparepart dan kebutuhan mendesak lainnya.
3. Ibarat jemput bola, dengan cara mencari data selengkap-lengkapnya dan up to date tentang SIAKAD terbaru, meliputi mana saja yang menggunakan KRS online, KRS offline/kosong, SOP untuk yang reguler, non-reguler, D3 dan S1, tata cara pengambilan mata kuliah, troubleshoot, dll.
4. Memaintenance secara berkala seluruh perangkat yang berkaitan dengan registrasi, meliputi komputer, printer, jaringan, server dan router. mendesain komputer sedemikian rupa sehingga mempermudah user melakukan registrasi.
5. Bekerja sama dengan pihak terkait, seperti satpam/security, programmer serta penyedia layanan registrasi di fakultas. Mengusahakan sistem antrian dalam registrasi dengan memperhatikan kepuasaan user.
6. Adanya tempat khusus bagi mahasiswa untuk komplain disertai dengan customer service yang selalu stand by selama proses registrasi.

Semoga ke depannya SAT UNS dan sistem registrasi UNS menjadi semakin baik.